Règlement
Article I: Verification
Une vérification comptable des écritures du Trésorier sera effectuée par un expert comptable, au moment que le Président ou le Conseil jugera opportun, au moins une fois par année immédiatement avant la réunion annuelle. Le rapport sera adressé directement au Comité exécutif, puis au Conseil.
Chaque membre devra répondre des actes qu'il aura lui même commis ou omis et il ne pourra lier légalement les autres membres du Collège sans leur consentement exprès. Cela vaut également pour le Trésorier, le Président et les autres membres du Conseil.
Article II: Comites
Tous les membres des divers Comités doivent être proposés par le Président et approuvés par un vote des deux tiers du Conseil. Chaque comité doit être formé de trois à sept membres du Collège. Le Président du Comité de nomination doit être l'Ancien Président. Les Présidents des autres Comités doivent être nommés par le Conseil. Le Comité de nomination doit transmettre directement au Président du Collège ses diverses recommandations environ quatre mois avant le Congrès annuel. Le nombre de candidats proposés aux postes de conseillers doit excéder d'au moins un le nombre de postes à combler. Les membres doivent être avisés de ces diverses nominations par le Secrétaire du Collège, et ce au moins deux mois avant le congrès annuel. Advenant le cas de nominations additionnelles, elles doivent être soumises au Président du Collège au moins trente jours avant la tenue du Congrès annuel.
Le Comité d'affiliation
Le Comité d'affiliation sera chargé de l'examen des titres de compétence de ceux qui voudront devenir membres et fera les recommandations appropriées au Conseil. Le Comité incluera un membre junior du CCNP avec un droit de vote pour les décisions relatives au comité.
Le Comité de publication
Le Comité de publication sera chargé de la publication des comptes rendus scientifiques du Collège, lorsque jugé approprié par le Comité exécutif et il devra étudier la possibilité de publier ou d'appuyer une revue officielle de même que toutes autres questions se rapportant à la publication.
Le Comité scientifique et du programme
Le Comité scientifique et du programme sera chargé de préparer le programme scientifique et de faire le nécessaire en vue de la réunion annuelle. Le Comité doit inclure le Trésorier et un ancien membre du Comité scientifique et du programme afin d'assurer une certaine continuité.
Le Comité des finances
Le Comité des finances sera composé d'un Trésorier, du Président et d'un à cinq autres membres parmi lesquels sera nommé le Président du Comité. Les membres de ce Comité devront aider à recueillir des fonds pour le CCNP, ainsi qu'à revoir, modifier si nécessaire et approuver le budget préparé par le Trésorier. Le Comité des finances devrait élaborer un plan visant à maximiser le taux de rendement des fonds actuels, mais conformémement aux principes de saine administration.
Une marge de réserve devra être suffisante pour permettre au CCNP de continuer ses opérations pour un minimum d'une année. Il est de plus recommandé que des précautions soient prises en sorte de pouvoir absorber l'échec total d'une réunion annuelle. Cette marge de réserve devrait être de $55,000 et être révisée périodiquement.
De plus, le Comité des finances a le pouvoir d'approuver un soutien financier pouvant atteindre $10,000, afin de sensibiliser les instances gouvernementales pour apporter plus de support financier à la recherche et à son développement.
Le Trésorier et le Comité des finances géreront un fonds de dotation, appelé Bourses de Voyages pour Chercheurs en Formation, dans le but exprès de fournir une assistance financière à des chercheurs en formation, afin de leur permettre d'assister au Congrès Annuel du Collège. Les bourses disponibles à cette fin proviendront des montants / intérêts produits par le fonds, moins 40%. Cette dernière portion sera réinvestie chaque année. Les récipiendaires de ces bourses seront choisis par un comité désigné par le Président. Il sera exigé que les reçus originaux ou leurs équivalents soient remis au Trésorier, pour recevoir le remboursement de la somme accordée.
Le Comité de liaison
Le Comité de liaison assurera la liaison au point de vue administratif, professionnel, académique et scientifique avec d'autres organismes professionnels, par exemple, le Collège Royal des Médecins et Chirurgiens du Canada, l'Association des Psychiatres du Canada, l'Association Médicale canadienne, la Fédération canadienne des Sciences biologiques, la Société Pharmacologique du Canada, le Collegium Internationale Neuro-Psychopharmacologicum, l'American Collège of Neuropsychopharmacology, les universités, les agences gouvernementales, l'industrie et les média.
Le Comité des Prix et Distinctions
Le Comité responsable de l'attribution des Prix Heinz Lehmann, Jeune Chercheur et de la Médaille du CCNP est formé du Président du Collège qui préside ce Comité, et de quatre autres membres du Collège qui sont élus par tous les membres, lors du congrès annuel. Un membre junior du CCNP avec un droit de vote participera aussi au choix des laureats et l'allocation de la subvention de voyage par le CCNP. Ce membre junior sera élu seulement par les membres juniors du CCNP. Afin d'assurer une certaine continuité, seulement deux des membres de ce comité devront être remplacés à chaque année, et ce à partir d'une liste d'au moins trois candidats proposés à chaque année par le Comité de nomination.
Article III: Reunions du Conseil
Le Comité plénier (le Comité exécutif plus 9 conseillers) se réunira lors de la réunion annuelle et en tout autre temps que le Président ou le Comité exécutif déterminera, pour revoir, modifier si nécessaire et approuver les actions et recommandations du Comité exécutif. Ces recommandations seront par la suite présentées à l'assemblée générale pour une mise en action si nécessaire.
Article IV: Cessation D'Affiliation
L'affiliation d'un membre pourra être discontinuée à la recommandation du Comité exécutif, pour non paiment des cotisations, absences injustifiées à trois réunions consécutives, violation des principes d'éthique, ou autres raisons justifiables. A la demande du membre concerné, son cas pourra être présenté au Conseil pour révision et par la suite à l'assemblée générale.
Article V: Types D'Affiliation
Il y aura 6 catégories de membres, y compris les associés fondateurs, les associés, les membres affiliés, les associés honoraires, les membres juniors et les membres retraités.
Associé Fondateur
Cette catégorie sera réservée aux individus qui (a) auront été invités à assister à la réunion tenue en mai 1977 à Toronto lors de la formation du CCNP et / ou (b) auront été nommés au Comité exécutif fondateur ou au Comité fondateur des associés et des membres. Un tel individu aura droit de voter et d'assumer un poste.
Associé
Cette catégorie sera réservée aux individus détenteurs d'un doctorat en médecine ou en philosophie d'une université reconnue ou possédant la preuve d'une compétence équivalente par la formation ou l'expérience, et qui seront présentement engagés dans des activités scolastiques sérieuses (enseignement et / ou recherche) dans le domaine de la neuropsychopharmacologie et / ou de la psychopharmacologie.
Membre Affilié
Tout individu ou établissement disposé à appuyer les activités du Collège ou y contribuer pourra faire l'objet d'une étude en vue de devenir membre affilié. Les individus engagés dans des activités scolastiques dans ce domaine mais dont l'intérêt premier est dans un autre domaine, pourront aussi être considérés. Le comité d'affiliation en consultation avec le Comité des finances sera appelé à revoir et à faire des recommandations au Conseil, à propos d'affiliations spéciales. Le membre affilié aura voix au chapitre mais il n'aura pas le droit de vote et ne pourra assumer de poste.
Associé Honoraire
Une personne dont les réalisations sont remarquables dans le domaine de la neuropsychopharmacologie et/ou de la psychopharmacologie ou qui a fait une contribution significative dans l'avancement du Collége (i.e. bienfaiteurs, porte-paroles, organisateurs-collecte de fonds) peut être désignée comme boursier honorifigue.
Membre Junior
Les chercheurs en formation pourront conserver ce statut pendant au plus cinq ans après avoir terminé leurs études de Ph.D., de M.D. ou l'équivalent. Ces membres paieront une cotisation annuelle minimale et n'auront pas le droit de vote. Des frais d'inscriptions réduits leur seront consentis pour le Congrès annuel du Collège.
Membres Retraités
Les Associés du CCNP peuvent demander ce statut à l'Exécutif du Collège. Cette catégorie comprendra les Associés qui ont terminé leur carrière académique, mais qui désirent demeurer impliqués dans les activités du Collège. Ces membres paieront une cotisation annuelle minimale et des frais d'inscriptions réduits pour les Congrès annuels du Collège.
Article VI: Affiliation
Pour devenir associé ou membre
La demande devra être faite au moyen des formulaires autorisés par le Comité exécutif. Les aspirants devront fournir des renseignements suffisants au Comité d'affiliation pour permettre une évaluation de leur candidature. Suivant la recommandation du Comité d'affiliation, le Conseil décidera de l'approbation ou du rejet de la demande. Une liste des membres proposés sera adressée au comité exécutif au moins 2 mois avant la réunion annuelle et s'il n'y a pas d'objections, la liste sera soumise à l'assemblée générale un mois avant la réunion annuelle.
Article VII: Cotisations
Des cotisations seront exigées de tous les membres à moins d'une dispense totale ou partielle recommandée par le Comité exécutif pour des raisons valables. Les frais d'inscription pour la participation au Congrès annuel doivent être approuvés par le Conseil et le Comité des finances. L'inscription des membres sera nécessaire pour assister à toutes réunions scientifiques ou réunions d'affaires. L'inscription ne sera pas acceptée à moins que les cotisations en retard ne soient d'abord acquittées.
Article VIII: Procedures Parlementaires
La réunion d'affaires se déroulera conformément aux règlements de Roberts, mais la Constitution et les règlements du CCNP auront préséance.
Article IX: Amendements
Les amendements à ces règlements doivent être proposés par les deux tiers des membres du Conseil ou par une pétition de 5% des membres actifs sans l'approbation du Conseil. Dans les deux cas, les amendements doivent être soumis par écrit aux membres, 30 jours avant la réunion annuelle du CCNP. D'autre part, les amendements pourront être soumis en vue d'un vote par voie postale, mais à condition qu'il y ait réponse favorable des deux tiers des membres votants en deça de 60 jours. Le vote sera annulé si moins de 30% des membres y participent.
Tout amendement ou autre question n'étant pas pertinent à la Constitution ou aux règlements ne nécessite qu'un vote majoritaire simple, lors de la Réunion Annuelle ou d'un vote par courrier.
Affiliation au Journal of Psychiatry & Neuroscience
Le Journal of Psychiatry & Neuroscience (JPN) est la revue officielle du CCNP (tel qu'indiqué dans l'entéte du Journal). Le propriétaire et éditeur du JPN est l'Association médicale canadienne.